• Müdür

    Arife Gülçin GÖNENÇER

  • Organizasyon Şeması

  • Telefon

    (0232) 999 29 29 /  1133

  • E-mail

    yaziisleri@bornova.bel.tr

  • Görev Tanımı

    Meclis ve Encümen toplantılarını organize etmek, toplantılarda alınan kararları dokümante ederek dağıtımını gerçekleştirmek, Meclis toplantısında ilgili ihtisas komisyonlarına havale edilmesine karar verilen dosyalar için karar yazılarının hazırlanmasını ve ihtisas komisyonlarına havale edilen dosya örneklerinin bir kopyalarının hazırlanarak İlgili Müdürlüklere teslim edilmesini sağlamak, Başkanlık Makamı’ndan, müdürlüklerden diğer Kurumlardan ve Vatandaşlardan Yazı İşleri Müdürlüğü’ne gelen evrakları Bilgisayar ortamında sisteme işlemek, hazırlanan evrakları sisteme işlendikten sonra hazırlanan evrak Belediye bünyesinde bir birime iletilecek ise zimmet karşılığı ilgili birime, Belediye dışında bir kurum / kuruluş / kişiye iletilecek ise posta yolu ile teslim etmek.

  • Faaliyet Alanı

    Evrak Kayıt: Başkanlık Makamı’ndan, müdürlüklerden diğer Kurumlardan ve Vatandaşlardan Yazı İşleri Müdürlüğü’ne gelen evrakları Bilgisayar ortamında sisteme işlemek, Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından hazırlanan evrakları sisteme işlendikten sonra Hazırlanan evrak Belediye bünyesinde bir birime iletilecek ise zimmet karşılığı ilgili birime, Belediye dışında bir kurum / kuruluş / kişiye iletilecek ise posta yolu ile teslim etmek.

    Meclis Kalemi: Meclis Toplantıları’nda evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin veya ihtisas komisyonlarının getirdiği dosyaları kayda almak, Müdürlüklerden veya ihtisas komisyonlarından gelip kayda alınan dosyaları referans alarak Meclis Toplantısı’nın gündemini hazırlamak, Meclis Toplantısı’nın gündemini ilgili yerlere tebliğ etmek ve gündemin Belediye internet sitesinde ilan edilmesini sağlamak, Meclis Toplantıları’na katılmak, toplantıda gündem maddelerinin görüşülmesi esnasında konuşmaları Kaset / CD olarak görüntülü kayda almak ve toplantı sonrasında CD konuşmaları çözerek zabıt oluşturmak, Meclis Kararlarının kesinleşmesinden sonra karar özetini hazırlamak ve ilan amacıyla internet sitemizde yayınlanmak üzere Bilgi İşlem Müdürlüğüne göndermek, Meclis Toplantısı’nda görüşülüp kesinleştirilen bir önceki toplantı zaptının kararlarını yazmak ve arşivlemek, Meclis Toplantısı’nda görüşülüp sonuçlandırılan konular için karar yazılarını yazmak, Yazılan kararların ilgili Müdürlüklerine gönderilmesini sağlamak, Kararlar ve ekleri Meclis Başkanı ve Katip Üyeleri tarafından imzalatmak, Kesinleşen Meclis Kararlarının en geç 7 gün içerisinde Kaymakamlık Makamına gönderilmesini sağlamak, Toplantı katılımcı listesini oluşturmak ve listeyi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne göndererek, Meclis Başkan ve Üyelerine hakkı huzur ücretlerinin ödenmesini sağlamak.

    Encümen Kalemi: Encümen Toplantıları’nda evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin getirdiği evrakları kayda almak, Müdürlüklerden gelip kayda alınan dosyaları referans alarak Encümen Toplantısı’nın gündemini hazırlamak ve toplantının başlangıcında Encümen Üyeleri’ne dağıtmak, Encümen Toplantıları’na katılmak. Geçen toplantıda görüşülen kararların imzalanmasını sağlamak, Encümen Toplantısı’nın bitiminden sonra, gündem maddeleri ile ilgili notları referans alarak görüşülen konuların sonuçlarını Encümen Karar Defteri’ne işlemek, Encümen karar yazılarını hazırlamak, çoğaltmak ve Encümen üyelerine imzalatarak dağıtımını gerçekleştirmek,  Belediye Encümeni Başkan ve Üyelerine aylık brüt ödenek verilmesi için İnsan Kaynakları Müdürlüğü’ne aylık olarak yazı ekinde yoklama çizelgelerini göndermek.

    Posta İşlemleri: Müdürlüklerden yapılan dış yazışmaların posta yolu ile gönderilecek olanlara gerekli posta işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

    Evlendirme Memurluğu Görev, Yetki ve Sorumlulukları

    Kendilerine ilgili makamlarca evlendirme yetki ve görevi verilen evlendirme memurluğunun, şahsen başvuran çiftlerin evlenmeye dair müracaatlarını kabul etmek, mevzuatın öngördüğü şekilde evlenme dosyasını hazırlamak, evlenme akdini yapmak, aile cüzdanı düzenleyip vermek, evlenmenin nüfus kütüklerine tescilini 7 gün içersinde (MERNİS) sağlamak, evlenme kütüğü bir ömür boyu; fakat evlenme dosyaları 10.yılın sonunda tutanak eşliğinde imha edilmesini sağlamak, denetim yapmak isteyen yetkililere gerekli kolaylığı göstererek ve bu yetkililerce istenen kütük, dosya ve belgeleri denetime hazır halde bulundurmakla görevlidirler.

    Evlendirme memurları bu görevlerinden dolayı nüfus Müdürlerine karşı sorumludurlar.

    Belediye personeli arasından görevlendirilen evlendirme memurlarının Belediye Başkanına karşı olan sorumlulukları saklıdır.

    Evlendirme memurluğu yetki ve görevi, tebliği tarihinden itibaren yeni görevliye geçer. Evlendirme memurluğu görev ve yetkisinin Belediye Başkanlığına verilmesi halinde bu yetki Belediye Başkanınca bizzat kullanılabileceği gibi görevlendireceği üst düzey personel tarafından da kullanılabilir.

    Bina sorumlusu evlendirme memurluğunda çalışmakta  olup, binanın hertürlü bakım ve onarımından sorumludur.

  • Dökümanlar